Search
Close this search box.

Hoe maak je als leider van een nieuwe start een vliegende start?

‘Gefeliciteerd met je nieuwe baan’ en ‘we zullen je missen.’

Die heb je misschien zelf ook weleens gehoord als je als ergens stopte en als leidinggevende met iets nieuws begon.

Vaak is er dan, al dan niet door jouzelf georganiseerd, een soort inwerkprogramma en kennismakingsgesprekken. Uiteraard heel waardevol, maar als je een groot team hebt, ben je heel wat uurtjes kwijt daarmee. Zeker als je dan ook nog te maken hebt met een team met ploegen en roosters. Echt een klusje hoor, iedereen spreken …

En dan, als je dan eindelijk iedereen gesproken hebt, heb je dan een volledig beeld? En een beeld van wat precies?

Voor mijzelf was het een tijd geleden alweer een tijdrovende en ook energienemende bezigheid om bij de start van een nieuwe klus met 24 mensen in ploegendiensten en 2 teams te praten. Bovendien waren de aantekeningen van al die gesprekken nogal omvangrijk en hoe zorg je dan dat je de essentie, of de rode draad in het geheel eruit haalt?

Korter en veel ‘completer’

Een teambeeld krijgen kan zowel veel korter in tijd, als op de een of andere manier ‘completer.’ Completer voor je eigen beeld, maar ook voor het team als geheel. Echt een eye-opener in veel gevallen.

Wat wij veel doen in ons werk met teams, is een tijdlijn. Dat is het letterlijk in beeld brengen, het zichtbaar maken van de geschiedenis, op de grond, met papiertjes. Vaak omdat er nog iets van ‘levend verleden’ is, een gebeurtenis of een tijd, wat in het nu nog steeds veel invloed uitoefent. En dat kan een team knap in de weg zitten. De tijdlijn is en proces waarbij we ervoor zorgen dat er een gezamenlijk startpunt voor het team als geheel ontstaat in het letterlijke nu. Met daarbij een beeld van de geschiedenis ervan. Compleet.

Bij zo’n tijdlijn is het wenselijk als er zoveel mogelijk teamleden aanwezig zijn.  Er vindt een uitwisseling plaats over belangrijke gebeurtenissen en momenten in het verleden. En belangrijk is wel dat het zowel negatieve als positieve gebeurtenissen zijn. Als het gaat over negatieve gebeurtenissen kan het zijn dat er daarbij of daardoor misschien wel verloren is gegaan voor het team. Denk aan het vermogen om creatief te zijn, of besluitvaardig, of – heel vaak – het vermogen om één geheel te vormen en elkaar echt te zien. Bij iets positiefs of een succes stilstaan is ook erg voedend. Aan het einde van het proces is er vrijwel altijd een veel groter begrip voor elkaar, maar ook voor het geheel als team, inclusief de geschiedenis ervan. Een zeer trefzeker en helend (helend in de zin van one-ness) proces.

Jouw vliegende start

Een vliegende start in je nieuwe functie of rol kun je maken door dit met je team te doen. Juist omdat dit een groepsproces is, letterlijk beeld geeft en het een gezamenlijk startpunt voor het team als geheel vormt, mét de geschiedenis ervan. Het vraagt uiteraard wel een zorgvuldige manier van begeleiden, zodat er werkelijk erkend, gehoord en gezien wordt wat er in het verleden met en bij het team is gebeurd.

En als je nu denkt: ‘ja, maar ik heb een team met roosters en in ploegen,’ dan vraagt het iets meer flexibiliteit en creativiteit. In elk geval zorgen dat iedereen wordt bijgepraat. Of meerdere sessies organiseren.

Als je het zelf wil begeleiden, dan is een oprechte nieuwsgierigheid naar je team heel belangrijk. Nieuwsgierigheid zonder oordeel, zonder vingerwijzen. Maar met de intentie te willen begrijpen hoe het team is gekomen waar het nu is en ook hoe het nu is.

Je kunt je eigen vorm van introductie vinden, waarom je dit wilt doen. Eentje die goed werkt is dat je heel graag meer wilt weten over het verleden, dat jij nu nieuw bent en het team als entiteit veel informatie heeft. En dat het ook waardevol is om dat met elkaar te delen en van elkaar te horen.

Tijdlijnproces: hoe doe je dat?

Je begint met twee papiertjes neerleggen: eentje voor een datum of jaar in het verleden., en eentje voor de datum waarop je dit doet. Als je vraagt ‘waar moeten we beginnen?’ komt er vrijwel altijd een duidelijk antwoord. Het gaat ook niet zozeer om exact een datum, maar wel om een beginpunt van de tijdlijn. Ooit toen ik een tijdlijn begeleidde, kwam er als antwoord: 1875. Natuurlijk was niemand van destijds er nog bij, maar het was voelbaar dat dit jaartal voor de organisatie belangrijk was. Bij elk antwoord kun je ook nog vragen naar wat er toen was. Waarvoor is de organisatie of het team ooit in het leven geroepen?

Vervolgens vraag je aan iedereen om markante, belangrijke, betekenisvolle momenten op te schrijven. Gebruik daarvoor A5-jes en markers, zodat je goed kunt lezen wat erop staat. Het hoeven geen zinnen te zijn, woorden is ook prima.

Als iedereen dat gedaan heeft, laat ze dan in chronologische volgorde neerleggen. Als mensen dat doen, zie je vaak al veel gebeuren. Nieuwere mensen zien iets wat misschien nieuw voor hen is, mensen die langer bij het team zijn zien dat meer mensen iets net zoals zij ervaren hebben. Een erkenning en herkenning.

Daarna kun je met het team bij de lijn gaan staan en datgene wat op de briefjes staat benoemen en erover laten vertellen. Jij kunt bijvoorbeeld je gevoel laten werken en vragen stellen over wat (jouw) aandacht trekt, of wat (je) raakt. Het kan een spontaan gesprek worden met het team als geheel, maar je kunt er ook voor kiezen om bijvoorbeeld degene die het langste bij het team is te laten beginnen met vertellen. Zeker als je een groter team hebt, is het zinvol om het met het team als geheel te doen, in plaats van iedereen individueel alle eigen briefjes te laten toelichten.

Zuiverheid, elkaar echt horen en zien

Het is wel een zuiver proces, waarbij het aangaan van discussies of overtuigen niet passend is. Het gaat erom de geschiedenis onder ogen te zien en elkaar echt te zien en te horen. Natuurlijk komt het voor dat voor de één een gebeurtenis heel anders heeft gevoeld dan voor een ander. Het erkennen daarvan is genoeg.

Op deze manier ‘loop’ je langs de in beeld gebrachte tijdlijn. Het kan zijn dat je ergens bij een gebeurtenis voelt dat het team misschien iets is kwijtgeraakt toen, of heeft moeten opgeven. Die vraag kun je gewoon stellen en gek genoeg is er een soort ‘weten’ bij teamleden wat leidt tot een antwoord. Bijvoorbeeld: ja, toen zijn we onze beslissingsruimte kwijtgeraakt. We dachten altijd mee en dat was toen voorbij. Er werd voor ons gedacht vanaf toen.

Als je dan vraagt: zouden jullie dat terug willen en het antwoord is ja, dan kun je het (bijvoorbeeld meedenken) op een briefje schrijven en voor je houden. Zodat zij het terug kunnen nemen. Dat is iets anders dan overhandigen. En dan kijk je er simpelweg naar, naar wat het effect is. De consequentie ervan is wel dat ze dan ook weer de ruimte moeten krijgen van jou om mee te denken. En zelf de ruimte moeten nemen.

Aan het einde van het proces, bij de datum van vandaag, hebben zowel jij, als je teamleden een beeld van het geheel. En behalve dat komt het vaak voor dat jij daarbij ook nog input hebt voor de komende tijd, voor jouw eigen rol als leider.

Neem de tijd!

Een disclaimer: je moet ervoor zorgen dat je de tijd hebt om de tijdlijn te doen. Niks is ‘more killing’ dan dat je ergens halverwege moet zeggen dat je weg moet omdat er andere afspraken zijn. Het vraagt daarom commitment om tijd vrij te maken. Reken al gauw op minimaal 3 uur tot minstens een dagdeel.

Zelf doen of liever niet?

Ben je enthousiast en ga je het zelf doen? Veel plezier en betekenisvolheid. En denk je, ja dat wil ik wel, maar ik wil het niet zelf doen? Dan kun je ons vragen. We komen graag met jou en je team werken.

~ Dees van de Hoef

Foto: Asad Photo Maldives

Andere berichten

Over inclusiviteit

Inclusiviteit lijkt een hype te zijn. Maar wat gebeurt er eigenlijk met inclusiviteit? Wanneer ik jou en jouw waarden en jouw wereld omvat, betekent dit dat jouw systeem en mijn

What’s in a word?

Setting: Op een heerlijke rustige plek professionele uitwisseling tussen Dees, Marloes en mij. Opleiding Een woord dat ik al 65 jaar ken en gebruik: ‘Opleiding’. Liefst met een hoofdletter O,
Search
Close this search box.